La Inspección de Trabajo ha emitido recientemente una novedosa instrucción (la Instrucción 3/2016 sobre intensificación del control en materia de tiempo de trabajo y de horas extraordinarias) que ha revolucionado el mundo de las empresas. Esta Instrucción anuncia una campaña de control del número de horas extraordinarias realizadas por los trabajadores, poniendo especial énfasis en comprobar si las empresas disponen de un registro diario de jornada y si observan el derecho de información que asiste a los representantes de los trabajadores. Así las cosas, según anuncia la propia Instrucción, esta campaña afectará a más de 6.500 empresas.
Para entender el empeño de la Inspección de Trabajo en comprobar la existencia de registros diarios de jornada en las empresas, hay que partir de sendas sentencias de la Audiencia Nacional –dictadas el 4 de diciembre de 2015 y el 19 de febrero de 2016– que establecen que la existencia previa de un registro diario de la jornada es un presupuesto constitutivo para el control efectivo de la jornada de trabajo y los eventuales excesos en los que puedan incurrir los trabajadores, todo ello con independencia de que se realicen horas extraordinarias o no.
Dicho en otras palabras, ¿cómo se va a poder controlar la realización de horas extraordinarias si la empresa no tiene un sistema eficaz que registre las horas realizadas por sus trabajadores?
Pues bien, es aquí donde la Inspección de Trabajo va a prestar una mayor atención. La Inspección de Trabajo –siguiendo el criterio de la Audiencia Nacional– considera que el registro de la jornada debe ser diario e incluir específicamente la hora concreta de entrada y salida de cada uno de los trabajadores. Ello resulta especialmente relevante si tenemos en cuenta que, hasta la fecha, la mayoría de las empresas españolas carecen de un sistema de “fichaje” que controle efectivamente las jornadas realizadas por sus trabajadores.
En este sentido, deja claro que no admitirá, a efectos de acreditar el cumplimiento de este requisito, que las empresas exhiban el horario general de aplicación ni, en general, ningún documento que no recoja claramente las horas efectivamente trabajadas por cada uno de los trabajadores.
Así pues, la pregunta obvia que ahora deberíamos hacernos es: ¿qué tipo de registro debe implantarse entonces en las empresas?
En principio, la Inspección de Trabajo deja plena libertad de actuación a las empresas para decidir el tipo de registro que deseen implantar. Sin embargo, sí matiza que el sistema de registro debe asegurar la fiabilidad y la invariabilidad de los datos reflejados. En este punto, es importante tener en mente cuál es el objetivo que busca la Inspección de Trabajo que no es otro que poder comprobar “in situ” si los trabajadores de la empresa inspeccionada realizan horas extraordinarias y, en su caso, si se están observando las obligaciones y límites legales.
De esta manera, en el caso de que la empresa sea objeto de inspección y carezca de estos sistemas, la Inspección de Trabajo podrá requerirle para que cumpla con dicha obligación e, incluso, sancionarle por la comisión de una falta grave.
No obstante, el riesgo para las empresas no se limita a ser sancionadas por estos incumplimientos meramente formales. De hecho, en estos casos, la Inspección de Trabajo se entrevistará en privado con empleados y los representantes de los trabajadores con el fin de comprobar si efectivamente en la empresa se están realizando horas extraordinarias o no. De esta forma, si a través de estas entrevistas la Inspección de Trabajo detecta otros incumplimientos susceptibles de ser sancionados (e.g. la falta de compensación de las horas extraordinarias o superar el límite máximo de 80 horas anuales), estas sanciones se sumarán a la ya mencionada sanción por falta de registro de la jornada.
Además, tal y como se establece en la Instrucción dictada por la Inspección de Trabajo, detectada la falta de registro diario de la jornada, antes de la finalización de la siguiente campaña, volverá a las instalaciones de la empresa inspeccionada con el objetivo de comprobar que esta ha adoptado ya las medidas necesarias para enmendar dicha situación y, en caso contrario, procederá a sancionar nuevamente.
Ante este panorama, resulta imprescindible que las empresas revisen cuanto antes (i) tanto su jornada de trabajo, comprobando si hacen realmente horas extraordinarias, como (ii) si tienen un sistema de registro de jornada. Lo que está claro es que ahora toda empresa deberá revisar si se encuentra adaptada y preparada para los nuevos criterios de la Inspección de Trabajo.
